 |
e-satınalma
nedir? |
|
|
|
Şirket içi satınalma süreci çeşitli birimlerde taleplerin
oluşturulması, taleplere gerekli onaylar verildikten sonra satınalma bölümünde toplanması,
bütçe ve fiyatlandırma çalışmasının yapılması, değişik tedarikçilerden fiyat teklifi
alınması, teslimat, fatura takibi, raporlama gibi bir çok alt süreci kapsamaktadır.
e-satınalma sistemi satınalma sürecinde şirket içi taleplerin oluşturulması ve toplanması
(e-katalog), tedarikçilerden tekliflerin alınması ve değerlendirilmesi (e-teklif),
pazarlık aşamasının elektronik ihale kullanılarak web ortamında yapılması
ve sonuçları detaylı bir şekilde raporlanması (e-ihale) ile süreç verimliliği, maliyet avantajı sağlamaktadır.
e-satınalma sisteminin avantajlarından biri de tedarikçi şirketlerin
aynı sistemde
bulunabilmesidir. Satınalma sürecinin önemli bir kısmını tedarikçiler ile yapılan
görüşmeler oluşturmaktadır. Alıcı şirketler kendi tedarikçilerini sisteme internet
üzerinden dahil edebilir. Bu özelliği sayesinde e-satınalma sistemi, şirket içinde talebin oluşmasından tedarikçilerin ürün teslimatına kadar tüm satınalma sürecini
kapsayan bir çözüm olma özelliğini taşımaktadır. Klasik yöntemler ile gerçekleştirilen
tüm satınalma işlemleri e-satınalma sistemiyle kolayca, çok daha hızlı ve şeffaf
bir şekilde gerçekleştirebilir.
e-satınalma ile yapılabilen işlemler şöyle sıralanabilir:
Teklifler web üzerinden toplanabilir ve pazarlık yapabilir (e-teklif).
Elektronik ihale düzenlenebilir (e-ihale).
Şirket içi talepler toplanabilir, birleştirilebilir ve değerlendirilebilir (e-katalog).
Satınalma sürecindeki onay mekanizması e-satınalma sistemine taşınabilir.
Satınalma ile ilgili her türlü raporlama kolayca elde edebilir.
Rutin alımlar için alıcıya özel hazırlanan kataloglardan direk sipariş verilebilir.
e-satınalma faydaları: tasarruf ve süreç verimliliği
Tasarruf : Satınalma süreçlerini elektronik platforma taşıyan şirketlerin
sağladıkları ana fayda satınalma maliyetlerinin düşmesidir. Maliyet düşüşü temel
olarak kontrol dışı alımların engellenmesi, merkezi alım, raporlama ve şeffaflık
konularındaki iyileştirmelerden kaynaklanır.
Kontrol dışı alımların engellenmesi : Şirketlerde yapılan alımların bir
kısmı onay mekanizması dışında doğrudan tedarikçiye gönderilen siparişlerden oluşmaktadır.
e-satınalma sisteminde alım sürecinin her aşaması sistemden kolaylıkla takip edilebildiğinden
kontrol dışı alımlar engellenir veya en aza indirilir.
Merkezi alım : Şubeleri veya birimleri coğrafi yönden dağınık olan kuruluşlarda
satınalma faaliyetinin merkezi olarak yapılması ancak internet tabanlı satınalma
sistemleri ile mümkün olmaktadır. Merkezi olarak, şirketin tüm alım hacmi göz önünde
bulundurulduğunda pazarlığı yapılan ürünler internet üzerinden tüm şirket içi talep
yaratacak kişilere açılabilmektedir. e-satınalma sistemi sayesinde daha önce yerel
olarak yapılan alımların merkezi olarak yapılması ve hacim artışından kaynaklanan
ek bir fiyat avantajının elde edilmesi mümkündür. e-satınalma sisteminin, toplu
alım ve optimizasyon gibi yenilikçi modelleri ile toplam satınalma maliyetlerinden
tasarruf sağlanır.
Raporlama ve Şeffaflık : Şirket alımları, e-satınalma sistemi üzerinden
yapılmaya başlandığında şirketteki tüm yöneticiler yetkileri ölçüsünde kolayca rapor
alabilme olanağına kavuşmaktadır. Geleneksel yapıda detaylı raporlama muhasebe bölümü
tarafından, ek bir iş olarak yapılmaktadır. Çoğunlukla
sadece fatura bilgileri saklanmakta
ürün tanımları, alım sıklığı gibi veriler raporlanamamaktadır. e-satınalma sisteminde
kullanıcı, bölüm, tedarikçi ve ürün v.b. gibi parametrelere göre raporlama yapmak
mümkündür. Ancak etkili bir raporlama kabiliyeti olduğu takdirde potansiyel tasarruf
alanlarının tespit edilmesi mümkün olmaktadır. e-satınalma sisteminde veriler birikmeye
başladıkça şirketler alım kategorileri üzerinde inceleme yapıp tasarruf alanlarını
belirleme yoluna gidebilecektir. Tüm satınalma süreçleri şeffaflaştırılabilir ve
istendiği zaman istenen raporlama kolayca elde edilir.
Süreç Verimliliği : Şirket içi talep toplanması, raporlama, onay mekanizması,
tedarikçilere ulaşılması geleneksel yöntemler ile yapıldığında oldukça iş gücü ve
zaman gerektiren süreçlerdir. Klasik satınalma süreç maliyetine göre %60-80 tasarruf
sağlanabilir. Artan süreç verimliliğinin rakamsal olarak ifade edilmesi zordur.
Ancak sistemin bir yararı da özellikle satınalma bölümü çalışanlarının zaman ve
dikkatlerini daha önemli satınalma süreçlerine aktarabilmeleridir. Ayrıca kullanım
kolaylığı sayesinde, satınalma süreçlerini kısaltır. Şirketler değerli kaynaklarını
ve zamanını rutin alımlar için harcamak durumunda kalmazlar. |
|
|